วิธีเก็บ วิเคราะห์ รวบรวม requirement อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

     การเก็บ Requirement เป็นกระบวนหนึ่งในการพัฒนาซอฟต์แวร์เพื่อค้นหา รวบรวม หรือสกัด ความต้องการ ว่าจะสามารถรวบรวมได้จากแหล่งใดได้บ้าง เป็นการเก็บความต้องการเพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของการพัฒนาซอฟต์แวร์ ความยากของการเก็บรวบรวมความต้องการนั้นคือเราจะเก็บ Requirements อย่างไรให้ได้ Requirements ที่ดี ไม่คลุมเครือ เข้าใจปัญหาอย่างแท้จริง เข้าถึงความต้องการที่แท้จริงของผู้ใช้งาน ก่อนที่จะมีการเก็บ Requirements ต้องทำความเข้าใจขององค์กรเราก่อนว่าองค์กรเราเป็นอย่างไร เพื่อ Requirements จะตอบโจทย์ตามวัตถุประสงค์ขององค์กรเรา

• เป้าหมายขององค์กร การศึกษาเป้าหมายขององค์กรก่อนนั้นเพื่อให้เราเข้าใจว่าองค์กรมีเป้าหมายในการพัฒนาซอฟต์แวร์อย่างไร เช่น นำซอฟต์แวร์มาใช้เพื่อลดต้นทุน นำซอฟต์แวร์มาใช้เพื่อเพิมประสิทธิภาพในการผลิตได้ เป็นต้น
• เข้าในถึงกฎในการดำเนินธุรกิจ การจะผลิตซอฟต์แวร์ให้กับองค์กรใดๆได้นั้น ควรศึกษาทำความเข้าใจเกี่ยวกับกฎในการดำเนินธุรกิจนั้นๆด้วยว่าองค์กรนั้นมีกฎใดเข้ามาเกี่ยวข้องบ้าง เช่น ธุรกิจด้านประกันก็ต้องใช้กฎของ คปภ. มาเป็นปัจจัยในการพัฒนาซอฟต์แวร์ด้วย
• ผู้ที่จะเข้ามามีส่วนร่วมกับระบบ ผู้ที่จะเข้ามามีส่วนร่วมของระบบนั้นอาจจะเป็นผู้ใช้งานที่เป็นตัวแทนขององค์กรก็ได้ ซึ่งการเก็บรวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้งานเหล่าก็เป็นอีกแหล่งในการรวบรวม Requirements ได้
• สภาพแวดล้อมการทำงานขององค์กรนั้นๆ เช่นซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นมานั้นเป็นซอฟต์แวร์เกี่ยวกับระบบขับเคลื่อนอัตโนมัติของรถยต์ ซึ่งการที่เราทราบสภาพแวดล้อมของซอฟต์แวร์ที่จะไป run นั้น จำทำให้เราทราบถึงต้นทุนและข้อจำกัดของการออกแบบระบบที่อาจจะเกิดขึ้นได้

จะเก็บ Requirement ที่ดีควรจะรู้อะไรบ้าง
     เมื่อเข้าในถึงองค์กรแล้ว ต่อไปจะเป็นการเริ่มเก็บ Requirement ซึ่งการที่จะได้ข้อมูลที่สมบูรณ์ได้นั้น จะต้องเข้าใจอะไรบ้าง อะไรเป็นแหล่งข้อมูลที่ควรจะเข้าถึง เช่น คน เอกสาร หรือกฎหมายต่างๆ หัวข้อต่อไปนี้ถือเป็นสิ่งสำคัญที่ควรจะทำความเข้าใจเพื่อเป็นประโยชน์ในการเก็บ Requirement

1. ค้นหาแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้อง 
     แหล่งข้อมูลนั้นเป็นส่วนสำคัญที่จะทำให้เราได้ Requirement ที่สมบูรณ์ แหล่งข้อมูลที่จะค้นหาได้นั้นอาจจะมีหลายๆแหล่งก็ได้ เช่น เราต้องการที่จะออกแบบระบบ E-commerce เราจะต้องคิดถึงแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องว่าสามารถประกอบด้วยอะไรได้บ้าง เช่น 

• ลูกค้า เป็นคนที่สามารถให้เราเข้าใจ flow การทำงานของ software ได้เป็นอย่างดี เพราะลูกค้าจะสามารถอธิบายได้ว่าสิ่งที่ลูกค้าจะทำบนหน้าเว็บมีอะไรบ้าง เช่น เริ่มจากลูกค้าดูหน้าสินค้า > add สินค้าเข้าตะกร้าสินค้า > กด promotion code > กด checkout สินค้า และกดจ่ายเงิน
• Contents Management System(CMS)  ที่เลือกใช้ เช่น Magento, WordPress, joomla หรือ ต้องการพัฒนาระบบขึ้นมาเอง การเลือกใช้ CMS นั้นจะต้องพิจารณาถึงว่า CMS ตัวไหนตอบสนองความต้องการของเรามากที่สุด แต่ละ CMS มี feature ครบตามความต้องการของลูกค้าไหม หรือเราสามารพัฒนาขึ้นมาเองได้ไหม มีข้อจำกัดอะไรบ้าง ซึ่งเราจำเป็นจะต้องไปศึกษาแต่ละ CMS ก่อนเพื่อวางแผนในการพัฒนาซอฟต์แวร์
• พนักงาน pack สินค้า และคนจัดส่ง คนทำงานเบื้องหลังก็มีส่วนสำคัญ ถ้าลูกค้าจ่ายเงินเสร็จแล้วระบบยังไม่จบ process ของการสั่งสินค้า จะต้องมีระบบให้พนังงานเหล่านี้ไปหยิบสินค้า ถ้าหยิบมาแล้วก็ต้องตัด stock ด้วย จากนั้นก็นำสินค้ามา pack พอ pack เสร็จถึงนำไปส่ง ซึ่งในกระบวนการทำงานต่างๆนั้นก็อาจจะมีการแสดงผลให้ลูกค้าได้ทราบสถานะของสินค้าด้วยว่าอยู่ในกระบวนการไหน ซึ่งพนักงานเหล่านี้จะเป็นแหล่งข้อมูลที่ดี ที่เราสามารถพัฒนาระบบ E-commerce ได้
• ระบบจัดส่ง เมื่อมีการจัดส่งก็ต้องมีคนมารับสินค้า หรือเราอาจจะไปส่งสินค้าเองที่ไปรษณีย์ หรือ Kerry ก็ตาม แต่สิ่งที่จะเกิดขึ้นจากนั้นก็คือ ระบบเราควรจะไป integate กับระบบเหล่านี้ให้ได้เพื่อจะใช้เลข tracking ต่างๆในการแจ้ง user ลูกค้า

     นี้เป็นเพียงการยกตัวอย่างเบี้องต้นท่านั้นว่าแหล่งข้อมูลสำหรับการพัฒนาระบบหนึ่งขึ้นมามีอะไรบ้าง ซึ่งแต่ละแหล่งข้อมูลก็ถือเป็นส่วนสำคัญในการพัฒนาระบบ ยิ่งเราสามารถ list แหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้มาเท่าไหร่ ก็จะทำให้การเก็บ Requirement มีความสมบูรณ์มากยิ่งขึ้น

2. หาคนที่เข้าใจถึงปัญหาที่แท้จริง 

     สมมติระบบ E-commerce ถ้าเราจะเข้าไปเก็บ Requirement แล้ว ควรจะเข้าไปเก็บกับลูกค้าที่เชี่ยวชาญในการใช้งานเป็นอย่างดี เพราะคนช้อปปิ้งอาจจะมีมากมาย แต่ควรจะเลือกเก็บ Requirement กับคนที่ใช้งานระบบเป็นประจำ สั่งของค้ามาแล้วมากมาย เพราะคนเหล่านี้จะเป็นคนที่ให้ข้อมูลที่ดี ดีกว่าคนที่ใช้บ้างไม่ใช้บ้าน ดังนั้นเราควรจะหาและเข้าถึงกลุ่มคนที่ใช้งานแบบนี้เป็นหลัก เพราะเขาเหล่านั้นจะรู้จักระบบได้เป็นอย่างดี อีกหนึ่งตัวอยากของระบบ E-commerce คือการจัดส่งสินค้า ในการจัดส่งสินค้าคงต้องอาศัยระบบย่อยเพื่อจัดการคลังสินค้า การที่จะไปเก็บข้อมูลได้ดีนั้น ควรเลือกคนที่รู้ระบบจริง อาจจะเป็นคนที่อยู่มานานและมีประสบการณ์สูง เพื่อจะสามารถได้ข้อมูลเชิงลึกเป็นประโยชน์ในการพัฒนาระบบ ดังนั้นคนที่จะมาให้ข้อมูลนั้นถือเป็นมีส่วนสำคัญอย่างยิ่งในการที่จะได้ Requirement ที่ดี

3. ระบบจะมาช่วยตอบโจทย์ลูกค้าได้อย่างไร
     นี้เป็นสิ่งที่คนที่เก็บ Requirement ควรจะตั้งคำถามอยู่ตลอดเวลา เพราะการพัฒนาระบบแต่ละระบบขึ้นมานั้น ล้วนแล้วจะต้องพัฒนาตามวัตถุประสงค์อะไรบางอย่างขององค์กร หรือธุรกิจ ดังนั้นเราจะต้องมาคิดดูว่า Requirement ที่เรารวบรวมมานั้นตอบโจทย์จริงหรือไม่

4. ข้อจำกัดของระบบมีอะไรบ้าง
     ในการพัฒนาระบบเราต้องเข้าใจก่อนว่าอะไรทำได้อะไรทำไม่ได้ ระบบทุกระบบล้วนแล้วมีข้อจำกัดทั้งสิ้น

• ข้อจำกัดเกี่ยวกับสถานที่ เช่น ระบบ E-commerce เรามีบริการจัดส่งให้ถึงมือลูกค้าภายในวันเดียว แต่บริการนี้อาจจะไม่ครอบคลุมทุกพื้นที่ของประเทศไทย เพราะในพื้นที่ห่างไกลนั้น เช่น อำเภอที่ห่างจากตัวเมืองมากๆหรือพื้นที่ที่เป็นเกาะ ไม่สามารถจัดส่งภายในวันเดียวได้เลย ซึ่งเมื่อทราบข้อจำกัดแล้วเราจะต้องสื่อสารกับลูกค้าให้ชัดเจน เช่น การจัดส่งสินค้าแบบได้รับสินค้าภายในวันเดียวจะต้องสั่งก่อนเวลา XX และพื้นที่บริการเป็นพื้นที่ที่ห่างจากศูนย์กระจายสินค้าของบริษัทไม่เกิน XX กิโลเมตร เป็นต้น การเข้าใจข้อจำกัดของระบบทำให้เราสามารถที่จะสร้างความเข้าใจที่ดีกับลูกค้าได้
• ข้อจำกัดด้านกฎหมาย เช่น ในการออกแบบระบบจ่ายเงินของระบบ E-commerce มีกฏว่าเมื่อใดก็ตามที่มีการจ่ายเงินค่าสินค้าโดยบัตรเคดิตแล้ว จะต้องเป็นข้อมูลเพื่อรายการซื้อขายสินค้าไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง 
• ข้อจำกัดด้านเทคโนโลยี เช่น หากระบบ E-commerce ของเราพัฒนาด้วย Contents Management System(CMS) อาจจะข้อจำกัดที่ทำให้เราไม่สามารถพัฒนา feature เฉพาะทางตามที่เราต้องการได้ เพราะส่วนใหญ่ CMS จะมี feature หลักมาให้อยู่แล้ว

5. จัดทำแบบสอบถาม

     การทำแบบสอบถามนั้นจะทำให้เรามั่นใจได้ว่า สิ่งที่เราคาดเดา สิ่งที่เราคิดมานั้นจะมีคนใช้งานจริงๆ เมื่อเราพัฒนาขึ้นมา การทำแบบสอบถามเราควรออกแบบสอบถามให้ครบทุกกลุ่มเป้าหมายของคนที่จะมาใช้ระบบเรา แบบสอบถามไม่ควรชี้นำ เรียงลำดับของคำถามอย่างเหมาะสม เช่นระบบ E-commerce เราจะทำแบบสอบถามเพื่อดูว่าลูกค้าส่วนใหญ่มีวิธีการชำระเงินแบบไหน บัตรเครดิต การโอนเงิน เก็บเงินปลายทาง linepay หรือ internet banking การทำแบบสอบถามนั้นจะทำให้เราทราบว่าลูกค้าส่วนใหญ่เลือกใช้การชำระเงินแบบไหนบ้าง เพื่อเราจะนำข้อมูลของแบบสอบถามนั้นมาพัฒนาระบบการจ่ายเงิน

6. ใช้แบบจำลองเชิงแนวคิด(UML Unified Modeling Language) เข้ามาช่วย

     UML คือการสร้างแบบจำลองเชิงแนวคิดความสัมพันธ์เพื่อใช้ในการออกแบบ วิเคราะห์และจำลองวัตถุต่างๆที่เกิดขึ้นในระบบ แบบจำลองเป็นการถ่ายถอดแนวความคิดเพื่อให้สามารถเข้าใจปัญหาได้ง่ายขึ้น ดังนั้นเราจึงนิยมนำแบบจำลองประเภทต่างๆมาออกแบบเพื่อถ่ายทอดให้กับ ลูกค้า ผู้ใช้งาน นักพัฒนาระบบ เป็นต้น UML นั้นมีหลายประเภทด้วยกันแต่จะขอนำแสดงเฉพาะ UML ที่จะเป็นประโยชน์ต่อการเก็บ Requirement 

• Use Case Diagram แสดงมุมมองการใช้งานของ User ว่ามีส่วนเกี่ยวข้องกับระบบอย่างไรบ้าง
• Activity Diagram แสดงให้เห็นถึง flow การทำงานของระบบ
• Sequence Diagram แสดงให้เห็นถึงลำดับและกิจกรรมที่เกิดขึ้นในระบบ
• Class Diagram แสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ข้อมูลของแต่ละ Class ส่วน Developer จะใช้ในการพัฒนาระบบ
• State Diagram แสดงถึงวัตถุและการเปลี่ยนแปลงของวัตถุที่เกิดขึ้น เช่น ระบ E-commerce มีการเปลี่ยนแปลงสถานะของวัตถุดังนี้ สั่งสินค้า > จัดเตรียมสินค้า > บรรจุสินค้า > จัดส่งสินค้า > สินค้าถึงผู้รับ

ตัวอย่าง Activity Diagram ของระบบ E-commerce | ที่มา

     เมื่อดู Activity Diagram แล้วทำให้เราทราบว่า User มีกิจกรรมที่จะต้องทำอะไรบ้างและ System จะต้องประมวลผลอะไรบ้าง การมีแผนภาพนั้นทำให้เราเข้าใจที่ง่ายและสามารถยืนยันความเข้าในโดยใช้แผนภาพกับคนอื่นได้ เช่น ลูกค้า นักพัฒนาระบบ เป็นต้น

7. Non-Functional Requirements

     การเก็บ Requirements ส่วนใหญ่แล้วเรามักจะไม่ได้คำนึงถึง Non-Functional Requirements ประสิทธิภาพของซอฟต์แวร์มากนักแต่ความจริงแล้วถือเป็นส่วนสำคัญอย่างมากที่จะทำให้ระบบเกิดความน่าเชื่อถือ ยกตัวอย่าง Non-Functional Requirements ที่ควรมี

• Performance หรือประสิทธิภาพของระบบ เช่น ระบบ E-commerce โดยปกติจะต้องรองรับการทำงานของ User แบบใช้งานพร้อมกันได้ 1,000 คน
• Security ระบบจะต้องมีความปลอดภัย ให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้งานต่างๆอย่างเหมาะสม เช่น ระบบ E-commerce ในการจ่ายเงินแบบบัตรเคดิตจะมีการยืนยัน OTP ที่ส่งไปทางโทรศัพท์อีกครั้งหนึ่ง
• Safety อาจจะใช้ในระบบซอฟต์แวร์ที่ต้องการความปลอดภัยสูง เช่น ระบบควบคุมความร้อนในห้องอบซาวน่า ระบบจะหยุดการทำงานทันทีที่พบว่าอุณหภูมิของห้องเกิน 60 องศาเซลเซียส
• Usability ดูว่า User เข้าใจในการใช้งานระบได้มากแค่ไหน เช่น ระบบ E-commerce อาจจะวัดจากเวลาที่ Userr ทำรายการซื้อสินค้าได้สำเร็จ ถ้า User ใช้เวลาน้อย ก็แสดงว่าระบบใช้งานง่าย
• Reliability สามารถวัดได้จาก Failure rate คือยิ่งซอฟต์แวร์มี Failure rate สูงนั้นหมายความว่าซอฟต์แวร์ยิ่งไม่มีความน่าเชื่อถือ เพราะนั้นอาจจะหมายถึง User ทำงานบางงานในระบบไม่สำเร็จ

8. จัดทำ Prototyping หรือ Mock-up

     การมี Prototyp หรือ mock-up ทำให้ User ได้เห็นสิ่ง function ที่จะถูก design มันเป็นสิ่งที่จะยืนยันความเข้าใจกับ User ได้ดี และ User สามารถตรวจสอบได้ด้วยว่า function การทำงานถูกต้องหรือไม่ มีส่วนใดขาดหายไปหรือไม่ การทำ mock-up นั้นอาจจะทำทุกส่วนของซอฟต์แวร์หรือเลือกทำเฉพาะส่วนที่ยากต่อการอธิบายก็ได้ การออกแบบ mock-up นั้นควรจะออกแบบให้ใช้งานง่ายเป็นไปตามหลักการออกแบของ User Interface Design ด้วย

ตัวอย่าง Mock-up ของระบบ E-commerce | ที่มา

Techterrotor